Dedicar el tiempo necesario para elaborar un manual de BUENAS PRÁCTICAS, es un aspecto fundamental para cualquier negocio o empresa. Una herramienta que al ponerlo en práctica te ahorrará tiempo, el negocio mejorará la productividad y todos los integrante de la organización trabajarán en la misma línea.
Personalmente, he visitado algunos pequeños-medianos negocios y comprobé la cantidad de tareas que llegan a repetirse, personal que no sabe que tiene que hacer, personal que no entiende el porqué de lo que está haciendo y un largo etcétera de malas prácticas que se podían remediar.
¿Qué es un manual de buenas prácticas?
Contenidos
El manual de buenas prácticas será el documento que recogerá desde la misión, visión y valores de tu negocio hasta cuantas vueltas de rosca de le debe dar a la tuerca número 22 del montaje “X”.
Evidentemente, en función del tipo y tamaño de tu negocio, variará en forma, tamaño, qué información tiene que contener…
Esta herramienta estará disponible para cada miembro de la organización y dependerá del nivel jerárquico las consideraciones a tratar, aunque gran parte del contenido, será coincidente para todos. De este modo conseguiremos que cada individuo, sea veterano o primerizo, desarrollen sus trabajos en la misma línea e idiosincrasia de la empresa.
¿Qué información debe de contener?
Diferencia dos partes:
- Contenido general
- Contenido específico para el puesto
En la información general, se debe incluir:
- Presentación de la empresa
- Visión y misión
- Valores y políticas
- Normas y ética empresarial
- Objetivos
- Datos estadísticos de nuestro sector
- …
En el contenido específico, desarrolla en más detalle los puntos del puesto que trates:
- Objetivos colectivos
- Objetivos individuales
- Procedimientos y procesos de la tarea
- …
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Beneficios de utilizar un manual de buenas prácticas
Como ya se ha comentado anteriormente, este manual te va ayudar a que todos los miembros de la organización trabajen y actúen en la misma dirección, de la misma manera y por los mismos propósitos:
- Crear cultura de empresa
- Documentar el funcionamiento interno del negocio
- Trasmitir transparencia
- Reforzar la bienvenida a nuevas incorporaciones e impulsar y agilizar el desempeño de sus funciones
- Obtener datos cuantificables y poder analizar los procesos y mejorarlos
- Mejorar la coordinación de tareas y así evitar duplicidades
- Reducir costes y aumentar la competitividad del negocio
- …
Nota: en algunos puntos anteriores he dejado puntos suspensivos al finalizar pues dependiendo de tipo de negocio, actividad, cantidad de personal, etc. se podrá ampliar información al respecto; en este post he intentado guiar y mencionar las características más importantes. Seguro que tú en tu negocio, encontrarás otras características y aspectos a añadir.
Algunas desventajas
Igualmente que tiene sus ventajas, no debemos olvidar que puede afectar negativamente en:
- Algunas personas lo consideran como una moda y que con el paso del tiempo se perderá la ejecución, por lo tanto la parte directiva debe estar muy involucrada con el proyecto y dar ejemplo.
- ¡¡¡Cuidado!!! este método le corta las alas a la iniciativa y creatividad. Si tu negocio se basa, sobre todo, en la creatividad, posiblemente no sea eficaz. Para cualquier caso, se debe trabajar con un continuo feed-back para que competencias como la iniciativa, creatividad, mejora continua…sigan siendo posibles.
- Recomendado leer lo que dice wikipedia al respecto
Infografía
