Dedicar el tiempo necesario para elaborar un manual de BUENAS PRÁCTICAS, es un aspecto fundamental para cualquier negocio o empresa.  Una herramienta que al ponerlo en práctica te ahorrará tiempo, el negocio mejorará la productividad y todos los integrante de la organización trabajarán en la misma línea.

Personalmente, he visitado algunos pequeños-medianos negocios y comprobé la cantidad de tareas que llegan a repetirse, personal que no sabe que tiene que hacer, personal que no entiende el porqué de lo que está haciendo y un largo etcétera de malas prácticas que se podían remediar.

¿Qué es un manual de buenas prácticas?

El manual de buenas prácticas será el documento que recogerá desde la misión, visión y valores de tu negocio hasta cuantas vueltas de rosca de le debe dar a la tuerca número 22 del montaje «X».
Evidentemente, en función del tipo y tamaño de tu negocio, variará en forma, tamaño, qué información tiene que contener…
Esta herramienta estará disponible para cada miembro de la organización y dependerá del nivel jerárquico las consideraciones a tratar, aunque gran parte del contenido, será coincidente para todos. De este modo conseguiremos que cada individuo, sea veterano o primerizo, desarrollen sus trabajos en la misma línea e idiosincrasia de la empresa.

¿Qué información debe de contener?

Diferencia dos partes:

1. Contenido general
2. Contenido específico para el puesto

En la información general, se debe incluir:

• Presentación de la empresa
• Visión y misión
• Valores y políticas
• Normas y ética empresarial
• Objetivos
• Datos estadísticos de nuestro sector
• …

En el contenido específico, desarrolla en más detalle los puntos del puesto que trates:

• Objetivos colectivos
• Objetivos individuales
• Procedimientos y procesos de la tarea
• …

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Beneficios de utilizar un manual de buenas prácticas

Como ya se ha comentado anteriormente, este manual te va ayudar a que todos los miembros de la organización trabajen y actúen en la misma dirección, de la misma manera y por los mismos propósitos:

• Crear cultura de empresa
• Documentar el funcionamiento interno del negocio
• Trasmitir transparencia
• Reforzar la bienvenida a nuevas incorporaciones e impulsar y agilizar el desempeño de sus funciones
• Obtener datos cuantificables y poder analizar los procesos y mejorarlos
• Mejorar la coordinación de tareas y así evitar duplicidades
• Reducir costes y aumentar la competitividad del negocio
• …

Nota: en algunos puntos anteriores he dejado puntos suspensivos al finalizar pues dependiendo de tipo de negocio, actividad, cantidad de personal, etc. se podrá ampliar información al respecto; en este post he intentado guiar y mencionar las características más importantes. Seguro que tú en tu negocio, encontrarás otras características y aspectos a añadir.

Algunas desventajas

Igualmente que tiene sus ventajas, no debemos olvidar que puede afectar negativamente en:

• Algunas personas lo consideran como una moda y que con el paso del tiempo se perderá la ejecución, por lo tanto la parte directiva debe estar muy involucrada con el proyecto y dar ejemplo.
• ¡¡¡Cuidado!!! este método le corta las alas a la iniciativa y creatividad. Si tu negocio se basa, sobre todo, en la creatividad, posiblemente no sea eficaz. Para cualquier caso, se debe trabajar con un continuo feed-back para que competencias como la iniciativa, creatividad, mejora continua…sigan siendo posibles.
• Recomendado leer lo que dice wikipedia al respecto

 Infografía