Gestionar los clientes es una tarea fundamental en toda organización. Utilizar un sistema CRM (Customer Relationship Management) te permite mejorar el vínculo con ellos, para crear lazos duraderos y estables en el tiempo, que te permitan tener éxito a la hora de vender tus productos o servicios.

Con una adecuada gestión de clientes lograrás fidelizar a tus clientes, para que te prefieran a ti por encima de la competencia. Ya que generalmente, cuesta de 5 a 7 veces más motivar a un cliente nuevo a comprar, que a uno ya existente. Pues los clientes más allá de un producto buscan sentirse importantes y bien atendido.

Pero, ¿cómo es que un Sistema CRM puede mejorar la relación con tus clientes? Los siguientes ejemplos te ayudarán a entender por qué toda empresa, sin importar su tamaño, debe preocuparse por gestionar sus clientes de la mejor manera correcta y los beneficios que trae consigo implementar un sistema CRM.

sistema CRM clientes

Ejemplos de gestión de clientes con un sistema CRM

Ejemplo 1

Es normal que no puedas recordar toda la información sobre un cliente en particular, o en de los casos, has almacenado tus datos de forma centralizada y ya no sabes dónde buscar la información, si entre las múltiples celdas de Excel y los miles correos electrónicos, o escrita en una de las muchas páginas de tu agenda personal.

Un sistema de CRM permite una visión general de todos los datos y actividades que se han almacenado sobre los clientes: correos electrónicos de mayor relevancia, datos de contacto, notas, proyectos, citas, documentos en el calendario, etc. Toda la información se encuentra en un sólo lugar, para que gestionarla sea mucho más eficaz.

Ejemplo 2

Imagina que acabas de hablar con un cliente y quieres tomar nota de lo que has acordado con él antes de llegar a la oficina. Con el fin de no perder esta información y siempre tenerla a la mano cuando más se necesite, puedes acceder directamente al sistema de CRM desde el teléfono móvil y almacenar toda la información que sea necesaria.

Un sistema CRM basado en la web, permite acceder a la información sin importar en qué país te encuentres, independientemente del equipo que manejes, desde el Windows de nuestra casa, el mac en nuestra oficina o desde nuestro Teléfono móvil. Manejar un Sistema CRM será tan fácil como ver una película en Netflix.  

Ejemplo 3

Ahora debes suponer, que fue tu colega quien tuvo el encuentro con el cliente el día anterior y desafortunadamente no vino hoy a trabajar.

De repente suena el teléfono y al contestar te das cuenta que es el cliente quien llama para hablar nuevamente de la propuesta que acordó con tu colega y tú no tienes ni idea de lo que habla.

¿Qué harías en este caso? Decirle al cliente que por favor llame otro día porque tu colega está enfermo o pedirle que te repita todo nuevamente para saber cómo ayudarlo. Muy poco profesional, ¿cierto?

Para no correr el riesgo de perder un cliente, es importante trabajar en equipo y compartir la información con las personas encargadas del contacto con clientes.

Por suerte tu colega ingresó todos los datos al sistema CRM y ahora sólo con ingresar el nombre de la persona podrás ver la propuesta que hizo tu compañero y aclarar todos los interrogantes y solicitudes que el cliente requiera.

Una vez finalices la llamada, podrás dejar una nota a tu compañero de trabajo para cuando regrese esté informado de lo que acordaste con el cliente durante la llamada telefónica.

Un sistema CRM permite compartir la información en tiempo real y en todo momento con los colegas, para un mejor trabajo en equipo colaborativo.

Ejemplo 4

¿cuál es la mejor forma de dirigirte a tus clientes? La gestión de clientes debe hacerse de forma personalizada y que los clientes sepan que el mensaje va dirigido a ellos y no algo generalizado que pueda hacer perder la conexión.

Ahora imagina que todos tus clientes se encuentran en toda España, pero quieres hacer una oferta local dirigida a los clientes de Madrid, por lo que la información sólo debe llegar  a esos clientes y no a un público de otras ciudades.

Un sistema CRM permite filtrar los clientes de acuerdo a los intereses que tenga cada empresa, para que la comunicación con el cliente sea mucho más fácil y efectiva.

Ahora quizás te preguntes ¿cómo elegir el CRM adecuado para tu empresa?

sistema CRM plataforma

Ten en cuenta estos 3 pasos a la hora de adquirir un software de CRM

  1. Lo primero a tener en cuenta es que el sistema CRM debe ajustarse a las necesidades de la empresa y que vaya acorde a su tamaño. Así que si eres autónomo o tienes una pyme, entonces lo mejor será optar por un sistema CRM con un diseño sencillo y un uso casi intuitivo que te facilite la gestión de clientes y no te genere pérdida de tiempo, ni de dinero.
  2. Lo segundo, es fijarte que el sistema CRM que elijas esté basado en la web y que te brinde la oportunidad de compartir la información con varios usuarios, para tener la información siempre a la mano y compartirla con tus colegas. Incluso si eres autónomos o un emprendedor, la idea es tener toda la información en único lugar desde el principio, y, a medida que la empresa vaya creciendo y adquiriendo más clientes y empleados, lo único a modificar, sea la cantidad de usuarios y/o la capacidad de almacenamiento.
  3. Por último, es recomendable que elijas un sistema CRM que no tenga cláusulas de tiempo y que el precio sea justo. En el mercado podrás encontrar paquetes para equipos pequeños de muy buena calidad desde 18€ al mes con 3 usuarios y 1000 contactos. Ten cuenta que los precios de los paquetes varían dependiendo del número de usuarios, de contactos y la capacidad de almacenamiento que se elijan.

Conclusión final

Si utilizas correctamente tu sistema de CRM no solo reflejas profesionalismo ante tus clientes, sino que además, logras establecer y mejorar la relación con tus cliente a largo plazo, fidelizándolos para que te compren más, y así, lograr un significativo aumento en las ventas.

andrea gil
Andrea Gil
Marketing Manager

Andrea Gil es Marketing Manager de la empresa alemana 42he. La empresa desarrolladora del software CentralStationCRM, Un sistema pensado para autónomos y pymes que quieren gestionar con calidad la relación con sus clientes. Para mayor información: https://centralstationcrm.es Twitter: @42he

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