En esta entrada quiero tratar el tema de la comunicación interna pues me llama la atención el número de managers, de cualquier tipo de organización, que obvian esta herramienta esencial en las relaciones con los colaboradores y que, además, es casi gratuita y no necesita de grandes partidas económicas en el presupuesto.

He visto managers (y sigo viendo) que su mayor preocupación es la de llegar al trabajo y sentarse en su silla asignada en la organización y “mover” papeleo, estar con la mirada fija en la pantalla de un ordenador… evitando a toda costa la relación con los colaboradores u otros colegas y esto es un enorme error y, por supuesto, una falta de competencia de estos managers.

Como he dicho antes, la comunicación interna de las organizaciones es esencial para el buen funcionamiento de esta, tiene un coste económico que distancia mucho de las grandes partidas económicas de otras secciones del presupuesto y lo que mayormente necesita es dedicación y tener un plan de antemano.

Te invito a continuar leyendo.

Qué es la comunicación

Antes que nada, lo mejor es un repaso sencillo a lo que llamamos comunicación y algunos de los componentes que intervienen en ella.

Mensaje: el mensaje lo transmite el emisor y el significado de ese mensaje lo interpreta el receptor.

Y es un conjunto de señales, signos o símbolos que son objeto de una comunicación.

Fuente RAE.

Emisor: persona o entidad que emite un mensaje.

Receptor: quien recibe el mensaje.

Código: para transmitir la información se utiliza lenguaje, claves, imágenes… y para la correcta comprensión del mensaje es que tanto emisor como receptor compartan ese código o disponga un de las partes de un traductor para que la comunicación sea eficaz.

Canal: es el medio por el cual se emite el mensaje. Hablamos de un canal oral, escrito…

Ruido: alteraciones negativas que se producen durante la transmisión de un mensaje y dificultan o desvirtúan su comprensión. Falta de visibilidad, ruidos sonoros, incapacidad de escucha… son algunos ruidos que alteran la comunicación.

Filtros: son aspectos mentales que están presentes entre emisor y receptor y que aparecen por motivos de experiencia, expectativas, conocimientos, valores…

Retroalimentación: es la información que devuelve el receptor sobre la comunicación realizada por el emisor. Hay que tener en cuenta que puede ser tanto la interpretación del contenido de la comunicación como el efecto en el comportamiento del receptor.

comunicacion

Sencillo ¿no? Pero creo que muchas veces no lo recordamos…

¿Cómo debe ser la comunicación interna?

Por mi experiencia y conocimientos te la resumo tres puntos:

  • Sencilla y comprensible, adaptada según el tipo de receptor.
sencilllez
  • Transparente. Es importante la claridad y transparencia para que los individuos no se sientas manipulados y no se genere malos entendido y los típicos rumores adulterados.
transparencia
  • Que genere compromiso. Los mensajes deben ser coherentes, razonados y que generen compromiso en el receptor.
compromiso

Y para estos tres puntos anteriores, estas son algunas razones que generan obstáculos en una comunicación eficaz:

  • Mensajes poco claros.
  • Mensajes con diferentes significados.  
  • Mensajes no adaptados al receptor.
  • No tener en cuenta las diferentes formas de percibir las cosas por los receptores.
  • Creencias de que solo existe una sola forma de hacer las cosas.
  • Abuso de poder, autoridad y/o estatus.
  • Diferencias entre niveles jerárquicos.
  • Falta de visión global de la organización.
  • Carencia de empatía.
  • Nulo o escaso seguimiento al plan de comunicación.

Plan acción comunicación interna

Como todo plan empresarial, este está compuesto de unos puntos básicos para su adecuada ejecución.

Reflexión

reflexion

Estudia y analiza la comunicación actual de tu organización.

analisis

Comprende las barreras de comunicación

barreras

Define objetivos y tipologías

objetivos

Informa a tus colaboradores

informacion

Planificación de las comunicaciones

planificacion

Seguimiento

seguimiento

¿Qué tipos de comunicación puedes encontrar en el entorno empresarial?

Esta materia de la comunicación es muy amplia y necesita de mucho texto para estudiar todos sus puntos que afectan a esta tarea.

Pero para mi entender y de cómo aplicar una correcta comunicación interna en la gestión de tu unidad de negocio, a continuación, te compongo un resumen de qué debes tener claro para aplicarla adecuadamente.

Divide la comunicación en activa y pasiva.

Comunicación activa

Hablamos de la comunicación directa, de persona a persona.

Y esta comunicación directa puede ser:

Formal: que es la que se realiza de forma periódica a través de reuniones, briefing, entrevista individual, encuentros periódicos…

Informal: se trata de una relación del día a día más informal. A través de notificaciones a través del móvil, chats internos, saludos y bienvenidas, eventos sociales…

Esta comunicación activa la podemos realizar de forma:

Ascendente: es decir, con personas de jerarquía superior. Normalmente serán nuestros mandos…

Descendente: con personas de jerarquía inferior. Que evidentemente se trata de nuestros colaboradores…

Horizontal: con personas de una jerarquía igual a la nuestra. Como compañeros y personas de otros departamentos…

Comunicación pasiva

Se trata toda comunicación que sin realizarla directamente con las personas tiene gran importancia y están presente en el día a día.

Hablamos de:

  • Tablón de anuncios.
  • Cartelería.
  • Pack de bienvenida.
  • Newsletters.
  • Folletos.
  • Blog y web.
  • Redes sociales.
  • Buzón de sugerencias.
  • Revista interna.
  • Comunicación corporal.
  • Predicar con el ejemplo.

Aquí te dejo un posible eje de actividades y dónde podemos «encasillarlas» según sea comunicación formal o informal y activa o pasiva.

ejes comunicación interna

Beneficios de aplicar una correcta comunicación interna

Aquí te enumero unos cuantos puntos donde beneficiará aplicar una correcta comunicación interna en tu organización:

  • Ayuda en la calidad de entendimiento de los diferentes niveles jerárquicos.
  • Favorece el trabajo en equipo y la colaboración para alcanzar los objetivos mutuos.
  • Impulsa la cultura y los valores empresariales.
  • Genera sentimiento de pertenencia de los individuos y motivación.
  • Mejora el clima laboral y la productividad.
  • Apoya la integración y cohesión de los individuos nóveles.
  • Canaliza la información o noticias a través de un medio oficial y disminuye los rumores, habladurías y malos entendidos.
  • Evita crisis y genera confianza.
  • Fomenta el intercambio de opiniones y feedback.
  • Refuerza la resolución de problemas.


Infografía

infografia comunicación interna

La información presentada en esta entrada está recogida a través de experiencia personal, estudios, anotaciones…y siempre debe ser aplicada según las condiciones y características de tu negocio, ya que cada segmento empresarial tendrá diferentes exigencias.

Imágenes realizadas por socialmediamp.es

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