¿CÓMO PLANIFICAS TU GESTIÓN DEL TIEMPO?

Una mala organización y la determinación incorrecta de nuestras prioridades influyen en una pésima gestión del tiempo.
El tiempo es el recurso más valioso que tenemos, por ello debemos de saber gestionarlo de la manera más eficaz.

No existen fórmulas mágicas, pero podemos apoyarnos en una serie de puntos y herramientas que no ayuden a optimizar la gestión del tiempo.

ANTES QUE NADA…IDENTIFICA TUS “LADRONES DE TIEMPO”

Para poder mejorar nuestra gestión del tiempo, lo primero que debemos hacer, es ser conscientes de que agentes (pueden ser internos o externos del lugar de trabajo) nos afectan negativamente y provocan ineficacia en nuestra gestión del tiempo.
Estos pueden ser algunos ladrones de tiempo:

• Teléfono
• Correo @ / Mensajería instantánea
• Redes Sociales
• Visitas
• Burocracia
• Reuniones
• Compañeros
• Supervisores
• Política puertas abiertas
• Dispersión
• Falta de formación…

Otros factores un poco más personales:

• Miedo al fracaso
• Miedo al cambio
• Decir siempre SÍ
• Dejarlo todo para el final
• Funciones desagradables o difíciles
• Objetivos y/o tareas no muy bien definidos/as

Es imprescindible haberlos razonado y, en contrapartida, buscar la fórmula o solución más eficaz para controlar y sistematizar estos agentes para que les dediquemos el tiempo útil y necesario.

LAS FUNCIONES CLAVE DE UN MANDO

Después de  identificar nuestros “ladrones de tiempo”, debemos de tener claro cuáles son nuestras funciones clave como mandos, propietario de un negocio, como responsable de un equipo de personas…

Esta puede ser una guía de aplicación para todas las personas que tengan que administrar un negocio.

DIRECCIÓN >> Planificar, Organizar, Dirigir, Ejecutar, Resultados

RELACIÓN >> Comunicar, Atender, Liderar, Motivar, Asesorar

TÉCNICAS >> Hacer, Actuar, Corregir, Ejecutar, Resolver

EL CICLO DE LA PLANIFICACIÓN

Seguimos avanzando, partiendo de la definición de planificación:

“La planificación es un proceso de toma de decisiones para alcanzar un futuro deseado, teniendo en cuenta la situación actual y los factores internos y externos que pueden influir en el logro de los objetivos”

Fuente Wikipedia

Vamos a respondernos a las siguientes preguntas:

• Misión: ¿Para qué estoy aquí?
• Objetivo: ¿Qué tengo que conseguir?
• Meta: ¿Qué puedo conseguir además de mi objetivo?

Confecciona tu ciclo de la planificación, después de haber respondido a las anteriores preguntas.

CÓMO DEBEN SER MIS OBJETIVOS

Elije uno de los siguientes métodos y formula tus objetivos según sus puntualizaciones y, sobre todo, que queden escritos sobre papel o soporte digital donde los podamos revisar, controlar… en cualquier momento:

SMART – PURE – CLEAR

MATRIZ DE LA GESTIÓN DEL TIEMPO

Considerando los puntos anteriores, podemos organizar nuestro tiempo y tareas en la matriz de la gestión de tiempo, también llamada matriz de Eisenhower.

Sé consciente de las cuatro “posiciones” que podemos encontrarnos:
• Urgente pero no importante
• Urgente e importante
• Ni importante ni urgente
• Importante pero no urgente

Encasilla tus tareas o actividades en la posición que merecen. Actúa según las prioridades.

FIJAR PRIORIDADES

Con este esquema podemos hacer una clasificación de tareas y fijar prioridades

A TENER EN CUENTA

TAREAS ACTIVAS
Aquellas tareas de nuestro trabajo que podemos planificar con suficiente antelación en nuestra agenda.
Organizar el día en torno a las actividades de alto rendimiento, asignando el resto de tiempo a las cuestiones de menor importancia.

TAREAS REACTIVAS
Aquellas que no podemos planificar ya que aparecen súbitamente y se deben gestionar en ese mismo momento.
Aprende a delegar y sistematizar.

IDEAS CLAVE

• ¿Cuál es el nivel de calidad aceptable de la tarea? No malgastar energía innecesariamente.
• Invertir tiempo en trabajar un plan, no es malgastarlo, sino un ahorro de tiempo a largo plazo.
• Administrar el tiempo eficazmente significa hacer cosas con mayor eficacia, no con más rapidez.
• Aprovechar los momentos más tranquilos para realizar las tareas más complicadas.
• Planificar con colores para facilitar las prioridades.
• Asignar plazos a las tareas a realizar. Deben ser realistas y no generar estrés.
• Planificar no solo a corto plazo. Tener visión a medio y largo plazo.
• Tomar un tiempo para apuntar los compromisos en el momento de conocerlos.
• Agrupar tareas, para que no haya tantas fragmentaciones en la jornada.
• No permitir distracciones de la mente, concentrarse plenamente en la actividad que se está realizando.
• Fraccionar los proyectos en unidades realizadas día tras día.
• Comprometerse con su plan de acción.
• Automotivarse y reconocerse los propios éxitos.
• Aprender a ignorar y a saber decir NO.

PRINCIPIO DE PARETO

“La Ley de distribución de los ingresos afirma que el 80% de la riqueza y los ingresos son producidos por el 20% de la población”.

De forma empírica, Pareto, nos muestra el hecho de que la aproximación del 80/20 resulta ser correcta en variedad de fenómenos.

PRINCIPIO DE PARKINSON

Te aconsejo visitar los siguientes post, que personalmente me gustaron mucho, del Principio de Pareto por @jordi_sanchez y del Principio de Parkinson por @lifeder. Disfrutad de su lectura 😉